北海道函館地区

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2021年6月9日

【北海道函館地区】2021年度 オンライン(Lineミーティング)総会 終了しました。

日 時:2021年6月5日(土)19時~(30分程度で終了)
方 法:Lineミーティング及び亀田交流プラザ小会議室
出席状況:
会場参加者8世帯10名 
Lineミーティング6世帯 
欠席連絡8世帯(議案については議長一任)
連絡なし8世帯(議案については議長一任)

函館地区では、昨年度より「Line登録」のご協力を呼びかけ、現在32世帯中26世帯が登録していることから「Lineミーティング」で総会を開催しました。
ZoomとLineミーティング、両方の接続練習も3日にわけて実施しましたが、「Lineミーティングも不安なので欠席したい」声もあったことから、急きょ会議室も準備してオンラインと対面の2本立てとしました。

会場の様子

オンライン開催のため、司会進行・議長・会計監査報告はすべて石川会長が行い、すべての議案について承認されました。


  • 石川彰会長

  • オンラインミーティング画面

 

函館地区では、今年度から「会計業務の簡素化とスリム化」をはかるため、連携事務室にも相談し①父母会口座を「ゆうちょ銀行」に変更。(ゆうちょ銀行口座開設の書類審査が厳しく函館地区会則一部改正が必要となり、総会で経緯をご説明しました)②会計の帳簿管理をエクセルで作成、USBで管理していたのを「ちまたの会計クラウド会計ソフト」に変更しました。 クラウド会計ソフト導入により「操作できる端末を選ばないのでUSBもパソコンも不要 」「会計担当は通帳・印鑑・キャッシュカードを管理」「会長は生体認証でゆうちょダイレクトを活用」することで、「会長立替分はゆうちょダイレクトで即時に振替」「通帳記帳状況が双方から確認可能」(これまでは会計が記帳に行き、必要ページの写メを送ってもらっていました)「決算報告書自動作成」により「会計は名ばかりで、実質は会長が金銭管理すべてを兼務」せざるを得なかった種々の問題が解決できるのではないかと考えています。

また、函館地区では2019年度に「函館地区 年間予定表」「手順書」を作成しました。(添付資料) 2年前に作成するまでは、歴代の会長が行事に参加しながら見て覚えて手探りで行ってきた作業です。 2020年度はすべての行事が中止となり、今年2021年度の行事も対面で行えるめどがたっていません。来年度以降、対面行事ができるようになったときの会長が「父母会行事に参加して見て覚える」体験をしておらず、とても大変だろうと推測しています。現在、父母会活動自粛中だからこそ「業務スリム化」して「気軽に楽しく参加できる」方法はないか、検討中です。

総会終了後は、会場の方にはお茶請けとして「明大茶」「コロンバンコラボクッキー」、「旬花」のお弁当をお持ち帰りいただき、ご自宅から出席いただいた方々にはお年頭と同等額の「クオカード」「明大茶」をレターパックプラスで発送し、今年度の総会を終了しました。

集合写真

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